告别流水账,这才是领导想看的会议纪要!

作者:谢柱军
来源:当代广西微信公众号
2021-07-20 15:51

在机关单位公文写作中,会议纪要是最常见的一种。然而具体到工作实践,很多人搞不清会议纪要与会议记录的区别。每次开会,总是洋洋洒洒记录了一大堆,既没有核心、重点,也无法给下一步的执行提供参考依据。

实际上,会议纪要不是会议记录,不能仅记录每个人的发言,而是要通过归纳、整理,集中、综合地反映会议的主要议定事项,起具体指导和规范的作用。想要写好会议纪要,你需要做到——

01 全程走心

写会议纪要,会前、会中、会后都要用心准备和处理。会前准备包括确定会议主题、收集会议议题、议程安排和会议材料的印发,相关材料要按权限交由相应的领导审批,对于内容较多、需要提前送给参会领导审阅的材料,还要提前送达;会中须认真记录,不能走神,以免遗漏重要内容;会后专心整理、撰写。

02 吃透精神

会议中,要重点关注主要领导发言及主持会议的领导进行的总结发言,快速标注要点,以免出现政治错误或漏掉重要细节。

要善于根据会议录音材料补充笔记的不足,把握好会议细节。认真分析发言者的讲话内容,提炼观点,既要表达清楚其原意,又要避免散乱差。要对发言者的语言进行必要的删补,避免词不达意。要对发言者的口头语进行修改,避免口语化。

03 分类表述

一般情况下,有多个议题的会议,每个议题要分开表述。相同的决策事项可归纳为一类,不同类的需要分开处理。对于只有一个议题的会议,要把不同的意见分开表述。无论有多少个议题,都要特别注意写清楚会议的最后决议,便于执行。

04 层次分明

写会议纪要,先写什么、后写什么很重要。重要内容要写在前面,突出重点。力戒“胡子眉毛一把抓”,不能没有加工整理,不能写成原汁原味的会议记录,表述议题和决策意见要分层次,有理有据,有因有果。

05 删繁就简

标题宜言简意赅,把会议的主题体现其中,以“会议纪要”作为标题的结尾。语言文字要简练,不宜使用冗长、难以理解的语句。能够一句语表述清楚的事项,不要用多句话。能够三言两语说明白的事情,就没有必要长篇大论。

06 守正规范

会议纪要写作需格式规范、用语规范。目前,党政机关公文写作一般都按照国家标准《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)执行,写作时切不可在互联网上搜到一些旧格式就直接套用。

另外,应注意规范语言的变换使用。例如,“会议听取了”“会议认为”“会议指出”“会议强调”“会议要求”“会议议定”“会议原则同意”等词组可以轮流出现在各段落之中,对上下文进行衔接。

责任编辑:李佳颖
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